Elior a mis en place une politique sur ses relations d'affaires avec ses intermédiaires afin de prévenir le risque de corruption que cette activité pourrait représenter.
Le groupe s'engage à conduire ses affaires en excluant toute forme de corruption et autres pratiques contraires aux principes d'intégrité dans les relations avec ses fournisseurs, prestataires de services, intermédiaires ou agents commerciaux (ci-après "partenaires commerciaux").
Nous sommes tous responsables de la mise en œuvre de cet engagement : concrètement, cela signifie que le groupe attend de ses partenaires commerciaux qu'ils respectent nos normes d'intégrité et nos règles en matière de lutte contre la corruption.
Situations à risque
Plusieurs situations à risque peuvent se présenter dans le cadre de ces relations : l'intégrité des fournisseurs et intermédiaires, la transparence des processus de sélection ou de renouvellement, et la vérification de la fourniture effective des services.
Exemple : Dans le cadre d'un contrat de services, nous apprenons, une fois le contrat signé, que le principal responsable du prestataire a été récemment condamné pour corruption avec des décideurs publics.
Management du risque
Procédure d'évaluation de l'intégrité des tiers
Le groupe a mis en place une procédure applicable aux nouveaux partenaires commerciaux afin d'évaluer leur intégrité et le risque qu'ils pourraient présenter pour Elior.
Conformément à cette procédure, les équipes opérationnelles (pour les fournisseurs ne figurant pas sur la liste des fournisseurs agréés du groupe) et les équipes d'approvisionnement (pour les fournisseurs figurant sur la liste des fournisseurs agréés) doivent remplir un formulaire spécifique avant d'entamer toute relation commerciale avec un nouveau fournisseur. Grâce aux informations fournies dans ce formulaire, le risque de corruption associé au fournisseur est évalué au moyen d'un score (basé sur les éventuels conflits d'intérêts, les facteurs de réputation négative/les recommandations de clients, le type d'activité et les volumes d'affaires annuels estimés avec le tiers).
En fonction du score, l'équipe compliance peut être amenée à effectuer une analyse approfondie avec un niveau d'approbation en corrélation avec le niveau de risque. Toute création d'un nouveau compte fournisseur nécessite donc la fourniture d'un formulaire d'évaluation des tiers dûment approuvé et signé.
Les bonnes pratiques
- Effectuer toutes les diligences nécessaires pour s'assurer de l'intégrité du fournisseur, du prestataire de services ou de l'intermédiaire.
- Définir précisément les termes de la relation contractuelle ainsi que les responsabilités, les ressources allouées et les modalités de rémunération (montant, échelonnement, facturation).
- S'assurer que le tiers s'engage à respecter nos principes et politiques d'intégrité (charte d'achat responsable, clause anti-corruption).
- Effectuer un suivi tout au long de la mission confiée au partenaire commercial et obtenir des preuves documentées de la prestation fournie.