Elior ha adottato una politica sui rapporti commerciali con i partner commerciali al fine di prevenire il rischio di corruzione che questa attività potrebbe rappresentare.
Il Gruppo si impegna a condurre gli affari in modo da escludere ogni forma di corruzione e altre pratiche contrarie ai principi di integrità nei rapporti con i nostri fornitori, prestatori di servizi, intermediari o agenti commerciali (di seguito "partner commerciali").
Ognuno di noi è responsabile dell'attuazione di questo impegno: in concreto, ciò significa che il Gruppo si aspetta che i suoi partner commerciali rispettino i nostri standard di integrità e le nostre norme anticorruzione.
Situazioni di rischio
Nell'ambito di questi rapporti possono verificarsi diverse situazioni di rischio: l'integrità dei nostri fornitori e intermediari, la trasparenza dei processi di selezione o rinnovo e la verifica dell'effettiva fornitura dei servizi.
Esempio: Nel contesto di un contratto di servizi, scopriamo dopo la firma del contratto che il principale dirigente del fornitore di servizi è stato recentemente condannato per corruzione nei confronti di decisori pubblici.
Gestione del rischio
Procedura di valutazione dell'integrità
Il Gruppo ha introdotto una procedura applicabile ai nuovi partner commerciali per valutare la loro integrità e il rischio che potrebbero rappresentare per Elior.
In base a questa procedura, i team operativi (per i fornitori non presenti nell'elenco dei fornitori approvati dal Gruppo) e i team di approvvigionamento (per i fornitori presenti nell'elenco dei fornitori approvati) devono compilare un modulo specifico prima di avviare qualsiasi rapporto commerciale con un nuovo fornitore. Attraverso le informazioni fornite in questo modulo, il rischio di controparte associato al fornitore viene valutato attraverso un punteggio (basato su eventuali conflitti di interesse, fattori di reputazione negativi/raccomandazioni dei clienti, tipo di attività e volumi di affari annuali stimati con la terza parte).
A seconda del punteggio, il team di compliance potrebbe dover effettuare un'analisi approfondita con un livello di approvazione correlato al livello di rischio. La creazione di un nuovo account fornitore richiede pertanto la presentazione di un modulo di valutazione di terzi debitamente approvato e firmato.
Buone pratiche
- Eseguire tutte le due diligence per garantire l'integrità del venditore, del fornitore di servizi o dell'intermediario.
- Definire con precisione i termini del rapporto contrattuale, nonché le responsabilità, le risorse assegnate e le procedure di remunerazione (importo, rate, fatturazione).
- Assicurarsi che la terza parte si impegni a rispettare i nostri principi e le nostre politiche di integrità (carta degli acquisti responsabili, clausola anticorruzione).
- Eseguire il monitoraggio di tutto l'incarico affidato al partner commerciale e garantire una prova documentata del servizio fornito.